Réussir l’organisation d’un salon professionnel ou grand public

Le choix de la destination

Avant de vous lancer dans l’organisation de votre salon professionnel (ou grand public), il est essentiel de choisir la destination qui accueillera votre événement. Pour faire le choix de la région ou la ville dans laquelle votre salon prendra place, il faut étudier un certain nombre de critères.

La destination choisie doit être économiquement dynamique pour attirer du monde. Opter pour une ville ou une région avec des hôtels et des restaurants de qualité contribuera à rendre le séjour de vos exposants et visiteurs plus agréable.

N’hésitez pas à entrer en contact avec le Bureau des Congrès de la ville dans laquelle vous envisagez d’organiser votre salon afin d’être sûr de ne pas entrer en concurrence avec un évènement local important. Ils pourront également vous renseigner sur les disponibilités hôtelières à la période que vous avez choisie et vous accompagner si nécessaire dans vos appels d’offre.

Une destination au sein de laquelle les leaders de la thématique de votre salon sont présents est un plus mais il faut impérativement les convaincre car leur participation est indispensable au succès de votre événement.

La ville choisie doit être facilement accessible, que ce soit en voiture, camions, train ou avion, les exposants et visiteurs arrivant de la France entière et de l’Europe pourront ainsi se rendre facilement sur votre salon.

Le choix du lieu d’accueil

Avant de réserver un site pour organiser votre événement, vous devez vous poser certaines questions essentielles. Quel est mon objectif de superficie ? Quelles sont les contraintes du salon professionnel niveau technique et organisationnel ? De combien de jour ai-je besoin, incluant les périodes de montage et démontage ? Quelles dates sont envisagées ? Est-ce qu’un salon autour de la même thématique existe sur la destination choisie ? Si oui, à quelles dates et dans quel lieu ?

Pour que tout se déroule comme prévu, il est important d’avoir toutes les réponses avant même de choisir le lieu de votre événement.

Tout d’abord, vous devez tenir compte de la superficie du lieu et des différents types d’espaces qu’il propose. Il faut bien évidement prendre en compte le nombre d’exposants mais également les éventuelles animations prévues, vos besoins en salles de conférence, en parkings exposant et visiteurs,… Le budget pour l’organisation du salon dépend en grande partie des charges liées à la réservation d’espace (location du hall d’exposition, de salles de réunions, prestations techniques obligatoires, etc.).
Ne vous focalisez pas uniquement sur la première édition de votre salon, anticipez son développement. Il faut que le lieu sélectionné soit aussi adapté aux prochaines éditions et aux évolutions futures de votre événement.

L’accès au site est également un point clé. Pour attirer de nombreux visiteurs, il faut que ces derniers puissent accéder facilement au site que vous aurez choisi pour accueillir votre événement. L’idéal est un site qui offre de nombreux parkings, pour les exposants et visiteurs venant en voiture, et qui soit également connecté au réseau de transports en commun permettant de venir facilement du centre-ville, de la gare et de l’aéroport.

Les parcs d’expositions mais aussi les centres de congrès sont des sites ayant l’habitude d’accueillir ce type d’événement, ils apportent toutes les facilités aux organisateurs.
En fonction de la thématique de votre salon, vous pouvez aussi opter pour des lieux atypiques et originaux pour donner une image décalée à votre événement.

Le choix des animations et des conférences

Aujourd’hui, les visiteurs attendent beaucoup du contenu d’un salon. Outre les exposants, ils veulent pouvoir s’instruire avec des conférences, des ateliers et se divertir avec toutes sortes d’animations ludiques.

C’est pourquoi il est important de bien sélectionner les animations qui se trouveront sur votre événement, en tenant compte des attentes de vos visiteurs mais aussi du type d’événement que vous organisez (grand public ou professionnel).

Les animations vous permettront d’attirer du monde et d’alimenter votre communication autour du salon.

Convaincre les exposants leaders

Pour satisfaire les visiteurs, il faut que l’offre présente sur le salon soit la plus exhaustive possible. Pour cela il faut d’abord par convaincre les leaders des différents secteurs du salon car leur présence facilitera la venue des autres exposants.

Il faut également que le salon mette en lumière les exposants qui présentent des innovations et des produits originaux.

La création d’un espace dédié aux start-up est aussi important car il intéressera les visiteurs, les exposants et surtout la presse, friande de nouveautés.

Les documents administratifs nécessaires

Au cours de l’organisation de votre événement, vous allez devoir réaliser les démarches administratives nécessaires à l’enregistrement de votre événement.

Tout d’abord, vous devez effectuer la demande d’autorisation d’ouverture auprès de la préfecture du site choisi. Si ce dernier est enregistré en préfecture, c’est lui qui se chargera de cette déclaration, ce qui vous facilitera la vie.

Ensuite, le dossier de sécurité. Il doit être rédigé par un chargé de sécurité (si vous n’en connaissez pas, le site d’accueil pourra vous fournir des coordonnées). Le dossier doit être déposé à la mairie dont dépend le site d’accueil deux mois avant la date d’ouverture.

La communication visiteurs 

Les choix en termes de communication dépendront du public de votre événement. En effet, le plan de communication d’un salon professionnel est très différent de celui d’un salon grand public. Les messages et les outils ne seront pas les mêmes en fonction des personnes que vous ciblez. 

Pour les salons grand public

Si l’affichage reste un média de prédilection pour les salons, le digital est un levier puissant et incontournable pour atteindre l’audience visée.

Les réseaux sociaux, et plus particulièrement les campagnes de publicité en ligne, vous permettront de toucher efficacement une audience préalablement ciblée.
De plus, le digital facilite le parcours vers l’achat du e-billet en envoyant directement les visiteurs vers votre page de billetterie en ligne. Pensez à enrichir cette page avec du contenu, en résumant les atouts de votre salon.

Pour toucher le grand public, la radio est également un partenaire important, vous pouvez faire la promotion de votre salon en proposant aux auditeurs de remporter gratuitement des entrées. Il est également possible d’inviter la radio partenaire à animer votre salon le jour-J.

Pour les salons professionnels

Concernant les événements professionnels, la presse spécialisée vous permettra de communiquer directement auprès de la cible de votre salon.
Le digital ne doit pas être oublié puisqu’il permet de diffuser vos messages auprès d’une audience choisie grâce au ciblage.
Pour une communication plus directe, l’e-mailing est aussi un bon outil de communication.

Que vous vous adressiez au grand public ou à des professionnels, les relations presse sont un excellent moyen de toucher vos cibles.  Avant l’événement, vous pouvez communiquer dans la presse locale ou spécialisée pour rendre visible votre événement. Après l’événement, vous pouvez communiquer un bilan pour mettre en valeur la réussite de l’événement et ainsi préparer la prochaine édition.