Comment organiser un événement d'entreprise ?

Pourquoi organisez-vous un événement d’entreprise ?

Que ce soit pour récompenser vos collaborateurs, pour fédérer vos équipes, pour lancer un nouveau produit, remercier vos clients, ou encore pour faire connaître votre entreprise et vos solutions à de nouveaux prospects, organiser un événement d’entreprise est la solution alliant performance et convivialité. Il est important de déterminer en amont l’objectif de votre événement professionnel. Quelles retombées souhaitez-vous ? A qui vous adressez-vous ? Qu’attend votre public d’un tel événement d’entreprise ? De nombreuses questions se posent alors… L’organisation d’un événement professionnel est établie dans un but bien précis. Ensuite, il faudra réfléchir à la nature de celui-ci : quel type d’événement d’entreprise souhaitez-vous organiser ?
 

Quel est la nature de votre événement d’entreprise ?

Une soirée d’entreprise, un gala, une convention professionnelle, un séminaire professionnel, un dîner… Il existe de nombreux types d’événements d’entreprise répondant à différents objectifs. Déterminez tout d’abord la cible de votre événement : allez-vous inviter des collaborateurs, des prospects ou des clients ? Penchez-vous ensuite sur la nature de celui-ci : cet événement doit-il être festif, ou au contraire favoriser les séances de travail ? Une fois que la nature de l’événement est définie, ainsi que votre budget, vous devrez définir une date clé, imaginer son déroulé et surtout trouver le lieu idéal pour recevoir vos invités.

 

Quand et où aura lieu votre événement d’entreprise et quel budget devez-vous allouer ?

Définir la date de votre événement d’entreprise

Pour concrétiser votre événement d’entreprise, définissez dans un premier temps la date : celle-ci doit être stratégique, puisqu’il faut que vos invités soient disponibles. Choisir le jour de votre événement est une étape très importante, il ne doit pas coïncider avec un événement national ou tout autre événement susceptible d’empêcher vos invités de venir. N’hésitez pas à entrer en contact avec le Bureau des Congrès de la ville où se déroule votre événement d’entreprise afin d’être sûr de ne pas entrer en concurrence avec un évènement local important. Si votre événement nécessite un hébergement, ils pourront également vous renseigner sur les disponibilités hôtelières à la période que vous avez choisie. Que votre événement soit une soirée d’entreprise ou une convention professionnelle, prévoyez un délai conséquent, afin de vous laisser le temps d’organiser votre événement et, dès la date choisie, mettez en place un retro-planning pour être sûr de rester dans le bon timing !

Le budget à allouer

Une fois la date fixée, réfléchissez maintenant au budget que vous devez allouer pour réussir l’organisation de votre événement professionnel et atteindre vos objectifs. Le budget doit être défini avec précision puisqu’il guidera tous vos choix pour organiser votre événement d’entreprise. Tous les détails doivent être pris en compte et surtout pensez à toutes les prestations qui vous seront nécessaires une fois la location du lieu effectuée : les invitations, les hôtesses d’accueil, la scénographie de votre événement, incluant la sonorisation, la lumière et éventuellement la vidéo, la restauration bien sûr, qui est un des piliers de votre événement, et les animations.

Vous pouvez également opter pour une offre clé-en-main que certains sites événementiels proposent et qui intègre à la location de la salle la majorité des prestations nécessaires à votre événement.

Trouver l’espace événementiel idéal pour votre événement d’entreprise

Votre budget est défini ? Recherchez maintenant l’espace évènementiel qui accueillera votre événement d’entreprise.

Les critères pour le choix du lieu sont nombreux. Il y a bien sûr le budget et le nombre de personnes attendues, l’emplacement du site et ses accès, mais également l’image qu’il renvoie et son cachet.

Le lieu, comme la date, est un élément stratégique. En effet, c’est lui qui donnera le ton de votre événement d’entreprise que ce soit par son architecture, son ambiance ou sa renommée.

Il doit être facile d’accès, que ce soit en voiture, ou en transports en commun.

Le lieu sélectionné donnera le ton de votre événement d’entreprise. Par exemple, pour une ambiance conviviale et sportive, le Matmut Stadium de Gerland, et ses loges privatisables donnant sur le stade, est le lieu parfait pour un séminaire atypique à Lyon. Le rooftop de 250m² du Centre de Congrès de Lyon est un autre lieu d’exception à Lyon, comme l’Espace Paul Bocuse d’Eurexpo Lyon et La Sucrière située sur les berges de Saône. Voici quelques idées pour trouver le meilleur lieu pour votre séminaire d’entreprise.

Nous vous recommandons de sélectionner votre lieu et de le réserver entre trois et six mois à l’avance.

Pour organiser votre événement d’entreprise à Lyon, nos lieux de réception sont idéaux : le Centre de Congrès, la Sucrière, Eurexpo Lyon ou encore le Matmut Stadium de Gerland sont des lieux d’exception au sein de la métropole lyonnaise, qui rendent votre événement unique.

La date est fixée ? Vous avez défini votre budget et choisi votre lieu de réception ? Il est temps de passer à la logistique, la partie la plus longue dans l’organisation d’un événement professionnel !

 

Comment s’organiser ?

Le déroulé d’un événement d’entreprise

La date est fixée ? Passez à l’organisation de votre événement professionnel. Pour cela, deux choix s’offrent à vous : faire appel à une agence événementielle pour confier l'entièreté de l’organisation de l’événement ou sélectionner une équipe dédiée en interne, en vous appuyant éventuellement sur les équipes du lieu que vous avez choisi et qui pourront vous accompagner. Ne travaillez jamais seul sur l’organisation d’un événement d’entreprise, cela vous permettra de ne rien oublier et penser aux détails.

Si vous avez choisi de réaliser vous-même cet événement d’entreprise, vous devez être en mesure de pouvoir détailler le programme pour ne rien oublier. Faites un déroulé de celui-ci afin de noter les étapes importantes de votre journée ou votre soirée : l’arrivée des invités, la scénographie, les animations, la restauration… Pour respecter les timings, vous devez penser à chaque étape. Pour cela, n’hésitez pas à nous contacter pour que l’on vous mette en relation avec nos équipes d’experts.

L’organisation de l’équipe

Pour réussir au mieux l’organisation d’un événement, il est primordial d’organiser vos équipes. Chacun des membres de l’équipe dédiée doit toujours savoir ce qu’il a à faire pour avancer au mieux. Pour que chacun respecte les délais, travaillez sur un rétroplanning. Cela permettra de ne prendre aucun retard. Qui est en charge de la gestion de projet ? Qui devra contacter les prestataires ? Qui devra s’occuper des invitations ? Une réunion de démarrage doit être organisée pour que vous définissiez ensemble le responsable de chaque étape.

Les équipes de nos différents sites sont à votre disposition pour vous accompagner tout au long de l’organisation de votre événement, contactez-nous pour plus d’informations !

Les invitations

C’est le moment de passer aux invitations ! Que ce soit pour un séminaire professionnel, une soirée d’entreprise ou pour une convention annuelle, l’invitation doit être envoyée au minimum un mois à l’avance, afin de pouvoir réunir un maximum de monde : si vous envoyez vos invitations trop tôt, vos invités risquent d’oublier votre événement d’entreprise ; si vous l’envoyez trop tard, ils se pourraient qu’ils aient déjà quelque chose de prévu à cette date…

Avant l’invitation, pensez à envoyer un « Save The Date » numérique pour permettre à vos invités de bloquer la date dans leurs agendas.

L’invitation elle-même peut prendre plusieurs formes en fonction de vos objectifs et du public que vous attendez. Pour un événement interne, la messagerie de l’entreprise reste un moyen privilégié, et peu onéreux. Pour un public externe, la traditionnelle invitation papier est de plus en plus souvent remplacée par une invitation électronique. En effet, au-delà de son aspect économique et écologique, elle permet un enregistrement facile des participants qui peuvent directement confirmer leur participation à l’événement grâce aux prestataires de billetterie en ligne qui offrent un nouveau service d’inscription à des événements professionnels. Certaines plateformes permettent également l’inscription de l’événement directement sur l’agenda électronique de votre invité. Un moyen sûr d’inscrire votre événement d’entreprise dans l’agenda de vos invités !

Quelles sont les animations à prévoir ?

Les animations sont au cœur de la réussite votre événement, c’est ce qui permettra à votre événement professionnel d’engager les participants, de les fédérer, de les surprendre aussi, pour finalement leur laisser un souvenir inoubliable de votre événement. C’est notamment le cas lors d’un team building. Les activités doivent correspondre à vos cibles pour vous assurer que vos invités participeront le jour-J.

Les animations doivent être choisies selon l’objectif de votre événement d’entreprise : pour motiver les équipes, choisissez des activités qui permettront à vos collaborateurs de se surpasser. Pour les fédérer et pour favoriser le travail en équipe, des activités sportives, interactives et collectives seront de rigueur. Ainsi en sélectionnant vos animations en fonction de vos objectifs, vous organiserez un séminaire atypique à Lyon. Enfin, si c’est pour vous remercier vos équipes, vos partenaires ou vos clients lors d’une soirée d’entreprise, un grand choix d’animations, des plus originales aux plus classiques, sont possibles.

Le jour J

Le jour-J approche. Pour que votre événement d’entreprise se déroule parfaitement, procédez à une répétition générale ou organisez une réunion pour vérifier que tout est mis en place et que les plannings sont tenus.

 

Comment communiquer sur votre événement d’entreprise ?

Souvent mise de côté pendant l’organisation d’un événement professionnel, la communication est pourtant une étape indispensable. Si votre événement cible vos collaborateurs, pensez à communiquer autour de celui-ci en amont, pendant, et après le jour-J. Emailings, réseaux sociaux (internes et externes comme LinkedIn ou Facebook At Works) ou encore affichage dans vos locaux, de nombreux moyens sont possibles pour faire parler de votre événement professionnel.

 Avant le jour J

Avant le jour-J, vous pouvez mettre en place un décompte ou plusieurs posts sur les réseaux sociaux qui permettront à vos invités de patienter.

Pendant l’événement d’entreprise

Pensez au live sur Linkedin, Twitter ou encore Youtube, afin de partager avec ceux qui n’ont pas pu se rendre à l’événement d’entreprise ou encore pour l’image de marque. Attention toutefois à ne pas divulguer des informations confidentielles.

Et après ?

Enfin, après votre événement d’entreprise, vous pouvez diffuser des photos prises lors de celui-ci sur les réseaux sociaux ou encore monter une vidéo “aftermovie” pour garder un souvenir de ce moment. Pensez aussi à remercier vos invités d’être venus !

Pour finir, essayez d’obtenir des retours sur votre événement d’entreprise, que ce soit pour l’organisation en interne ou lors du jour-J. Faites-vous un feedback afin de connaître les points positifs et les points d’amélioration. Analysez aussi si les objectifs fixés au départ ont été atteints. Cela vous aidera pour votre prochaine organisation d'événement professionnel.