Les étapes de l’organisation d’une convention

Pourquoi organiser une convention d’entreprise ?

Une convention d’entreprise est un événement interne qui s’organise entre les différentes équipes (marketing, commercial, juridique…), le réseau de distribution, le comité de direction et l’ensemble des collaborateurs de votre entreprise. Une convention d’entreprise se clôture souvent par une soirée d’entreprise au ton plus festif afin d’allier travail et convivialité. Organiser un événement d’entreprise a pour but de fédérer les équipes et de favoriser leur cohésion. Une convention est le moment privilégié pour faire passer un message à toute l’entreprise, comme par exemple, diffuser la nouvelle stratégie à adopter, annoncer les bons résultats de l’année ou présenter les nouveautés à venir.

Une convention d’entreprise permet aux dirigeants de prendre la parole et d’échanger avec les collaborateurs autour de la vision et de la stratégie de l’entreprise, afin de répondre au mieux aux objectifs fixés pour l’année à venir. Elle peut se dérouler sur un ou plusieurs jours, en fonction du programme défini en amont.

Organiser un événement d’entreprise permet de réunir l’ensemble des collaborateurs dans une ambiance conviviale, de les motiver, de favoriser les échanges avec les dirigeants, de communiquer sur les objectifs et les priorités de l’entreprise, mais aussi de renforcer la cohésion d’équipe, de créer du lien, de récompenser les collaborateurs… Les objectifs de l’organisation d’une convention d’entreprise sont nombreux. La plupart des salariés apprécient ce moment. Cela peut être un événement très réussi s’il est bien organisé. Pour cela, il est nécessaire de suivre des étapes indispensables…

 

Comment organiser une convention d’entreprise ?

Définir le message et l’objectif de l’organisation d’une convention d’entreprise

L’organisation d’un événement d’entreprise est un travail qui demande créativité, rigueur, et surtout une bonne coordination entre les membres de l’équipe organisatrice. Avant toute chose, il est important de définir les objectifs et les messages clés à faire passer. Ces éléments vont constituer les éléments de base de votre convention d’entreprise. Vous pouvez également échanger avec des collaborateurs afin de connaitre leurs attentes pour ce type d’événement d’entreprise, et cela peut également vous apporter des idées, en particulier pour l’organisation de la soirée d’entreprise.

Ainsi, une fois vos messages définis et vos objectifs fixés, vous allez pouvoir passer à l’organisation de votre convention d’entreprise, à savoir : le budget alloué, la date, le lieu, la liste des invités ou encore le programme qui requiert de trouver quelques idées d’animation pour votre convention…

Le budget

Après avoir réfléchi sur les messages à faire passer, définissez maintenant le budget que vous devez allouer pour réussir l’organisation de votre événement professionnel et atteindre vos objectifs. Le budget doit être défini avec précision puisqu’il guidera tous vos choix pour organiser votre événement d’entreprise, comme par exemple décider si la convention d’entreprise inclura ou pas une soirée d’entreprise. Tous les détails doivent être pris en compte et surtout pensez à toutes les prestations qui vous seront nécessaires une fois la location du lieu effectuée : les invitations, les hôtesses d’accueil, la scénographie de votre événement, incluant la sonorisation, la lumière et éventuellement la vidéo, la restauration bien sûr, qui est un des piliers de votre événement, et les animations.

La date

Pour organiser une convention d’entreprise, définissez dans un premier temps la date. Choisir le jour de votre événement est une étape très importante. Il doit s’inscrire de manière cohérente au calendrier de votre entreprise en évitant, par exemple, les périodes de forte activité. Il ne doit pas non plus coïncider avec un événement national ou tout autre événement susceptible d’empêcher vos invités de venir. N’hésitez pas à entrer en contact avec le Bureau des Congrès de la ville où se déroule votre événement d’entreprise afin d’être sûr de ne pas entrer en concurrence avec un évènement local important. Si votre événement nécessite un hébergement, ils pourront également vous renseigner sur les disponibilités hôtelières à la période que vous avez choisie. Que votre convention d’entreprise soit suivie d’une soirée d’entreprise ou non, prévoyez un délai conséquent, afin de vous laisser le temps d’organiser votre événement professionnel et, dès la date choisie, mettez en place un retro-planning pour être sûr de rester dans le bon timing !

Les invités

Il est temps de définir qui sont vos invités. Quels sont les services concernés ? Les participants doivent être choisis en adéquation avec vos objectifs, mais également avec votre budget. Ainsi vous pourrez définir votre jauge et valider que votre budget est cohérent avec l’organisation de votre convention, prévoyez une marge et comptez des invités supplémentaires.

Les invitations

C’est le moment de passer aux invitations ! L’invitation à votre convention d’entreprise doit être envoyée au minimum un mois à l’avance, afin de permettre aux collaborateurs de s’organiser. Avant l’invitation, pensez à envoyer un « Save The Date » numérique pour permettre à vos invités de bloquer la date dans leurs agendas.

Pour un événement interne, la messagerie de l’entreprise reste le moyen privilégié, et il est peu onéreux. De plus, au-delà de son aspect économique et écologique, elle permet un enregistrement facile des participants qui peuvent directement confirmer leur participation à l’événement grâce aux prestataires de billetterie en ligne qui offrent un nouveau service d’inscription à des événements professionnels. Certaines plateformes permettent également d’afficher l’événement directement sur l’agenda électronique de votre invité. Un moyen sûr d’inscrire votre événement d’entreprise dans leur agenda !

Passons maintenant au choix du lieu !

Trouver l’espace événementiel idéal pour votre convention d’entreprise

Votre budget est défini ? Recherchez maintenant l’espace évènementiel qui accueillera votre événement d’entreprise.

La première question à se poser : est-ce que la convention d’entreprise inclura une soirée d’entreprise ? En effet si c’est le cas, deux solutions s’offrent à vous : soit choisir un lieu proposant des espaces différents qui pourront accueillir aussi bien les réunions, les ateliers et la soirée, soit sélectionner deux sites, relativement proches l’un de l’autre, pouvant accueillir l’événement en journée et l’autre en soirée.

Une fois que vous avez répondu à cette question, partez à la recherche du ou des lieux correspondant à votre événement d’entreprise.

Pour trouver le lieu idéal vous permettant d’organiser votre événement professionnel, de nombreux critères entrent en compte.
Le lieu, comme la date, est un élément stratégique. En effet, c’est lui qui donnera le ton de votre convention d’entreprise que ce soit par son architecture, son ambiance ou sa renommée.
Il doit être facile d’accès, que ce soit en voiture, ou en transports en commun.
Nous vous recommandons de sélectionner votre lieu et de le réserver entre trois et six mois à l’avance.

Pour organiser votre événement d’entreprise à Lyon, nos lieux de réception sont idéaux : le Centre de Congrès de Lyon, la Sucrière, Eurexpo Lyon ou encore le Matmut Stadium de Gerland sont des lieux d’exception au sein de la métropole lyonnaise, qui rendent votre événement unique. Dans le cadre d‘une convention d’entreprise incluant une soirée, vous pouvez par exemple profitez de notre offre Duo associant deux de nos lieux atypiques : le Matmut Stadium de Gerland pour travailler dans une ambiance sportive et la Sucrière pour une soirée pleine d’émotions ! N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus.

La date est fixée ? Vous avez défini votre budget et choisi votre lieu de réception ? Il est temps de passer à la logistique, la partie la plus longue dans l’organisation d’un événement professionnel !

Le programme

Pour que votre convention d’entreprise se déroule de manière fluide et sans temps mort, tout en respectant le planning que vous vous êtes fixé, il est important de définir un programme en amont, heure par heure. Quelle sera la thématique de votre événement ? Quelles seront les animations proposées durant de celui-ci ? Réfléchissez à des idées d’animations pour votre convention. Détaillez chacune des étapes pour être sûr de couvrir à la fois le côté stratégique de votre convention d’entreprise, sans oublier que celui-ci doit aussi être convivial !

Créez plusieurs plannings pour le bon déroulement de l’organisation de votre convention !

Le premier planning est un planning général. Pour que tout s’organise et se déroule correctement, planifiez l’accueil, les temps de parole, le(s) repas, les animations, les activités, les temps de pause entre chacune de ces étapes... Pour ne rien oublier lors de l’organisation de votre événement d’entreprise, créez un rétro-planning. Cet outil vous permettra de pouvoir suivre les délais et les faisabilités de vos tâches.

Le deuxième planning a pour but d’organiser les prises de parole le jour-J. En effet, vous allez certainement devoir solliciter différentes équipes : le marketing, les commerciaux, le juridique ou encore les réseaux de distribution. Soyez organisé pour prévoir les temps de parole de vos intervenants. Nous vous conseillons ici aussi de prévoir des temps de pause entre les différentes interventions que vous pourrez réduire si l’une des conférences prend plus de temps que prévu, afin de ne pas empiéter sur la suivante.

 

Comment communiquer sur votre convention d’entreprise ?

Souvent oubliée lors de l’organisation d’une convention, la communication se révèle pourtant être une étape indispensable à votre événement. En effet, même si la convention d’entreprise est un événement destiné à l’interne, la communication peut se faire via des e-mailings, l’intranet, l’affichage dans vos locaux, ou encore sur les réseaux sociaux internes de votre entreprise (Facebook At Work, Yammer ou Whaller par exemple). L’important est de faire parler de cet événement professionnel !

Avant le jour-J

Avant le jour-J, vous pouvez mettre en place un décompte, un article sur le déroulé de l’organisation de la convention, ou plusieurs posts sur les réseaux sociaux internes de l’entreprise qui permettront à vos invités de patienter. Le teasing est aussi un bon moyen de tenir en haleine vos invités !

Pendant votre convention d’entreprise

Le jour-J, le live sur Linkedin, Twitter ou encore Youtube peut être un moyen intéressant de partager des contenus à votre réseau. Cependant, pensez à la confidentialité concernant certaines informations ! Les messages peuvent très vite circuler sur les réseaux sociaux, et leur diffusion est parfois irréversible… Il faut donc sélectionner un contenu qui puisse être visible de l’ensemble de votre communauté, la presse et vos concurrents y compris.

Vous pouvez aussi créer un photocall pour que vos invités se prennent en photo (à l’aide d’un photographe ou non), afin que l’événement soit relayé sur leurs réseaux sociaux. C’est un moyen très viral d’augmenter la visibilité de celui-ci

Et après ?

Après votre convention d’entreprise, vous pouvez diffuser des photos ou des vidéos prises pendant le jour-J. Vous pouvez aussi faire appel à un prestataire (si vous n’avez pas les ressources en interne) pour créer un aftermovie, afin de garder un souvenir de cet événement d’entreprise.

Lorsque l’événement est terminé, chacun des invités peut repartir avec un goodies à l'effigie de l’entreprise : mugs, clés USB, tote bags… Vos invités apprécieront avoir l’opportunité de repartir avec un cadeau souvenir. Cette petite attention est particulièrement bien accueillie !

Enfin, essayez d’obtenir des retours sur l’organisation de votre convention d’entreprise et du déroulé du jour-J. Recueillez toutes les informations possibles afin d’améliorer votre prochaine organisation de cet événement professionnel !